¿Qué deben saber un director de comunicación y un director de compras a la hora de elegir una consultora de comunicación?

No existen una serie de normas establecidas, por lo que tres de las entidades más importantes de nuestro país en este ámbito, como son la Asociación de Empresas Consultoras en Relaciones Públicas y Comunicación (ADECEC), la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE) y la Asociación de Directivos de Comunicación (Dircom), se han unido para presentar la ‘Guía de buenas prácticas para el proceso de selección de una consultora de comunicación’.

Este documento propone 11 buenas prácticas que las tres organizaciones consideran que deben tener en cuenta los directores de comunicación y compras de cara a la organización del proceso de selección de consultoras, el cual suele estar organizado por el área de compras de la empresa.

Ludi García, presidenta de ADECEC, señala: “Desde las consultoras valoramos especialmente la transparencia y la confianza en la relación entre los clientes y nosotros. Esta guía me parece un hito dentro de la profesión. Ahora hay que ponerla en práctica. Es una referencia para poder trabajar en el día a día”.

Por su parte, Juan del Rey, responsable de Desarrollo de Negocio de AERCE, indica que estas pautas indican cómo “hacer las cosas bien”: “Son claves a tener en cuenta adaptadas a la situación que nos dan un objetivo, que es el de hacer las cosas bien y cómo seguir aprendiendo. Hay que trabajar en valorar lo intangible”.

En esta línea, Miguel López-Quesada, presidente de Dircom apunta: “Desde Dircom queremos tender puentes con actores de la sociedad y nos parecía importante esta conversación con consultoras y departamentos de compras para extraer conclusiones en relación con los procesos de contratación. Esta guía marca el buen hacer. Hemos establecido una serie de buenas prácticas con el fin de que se conviertan en ciertos referentes. Son códigos blandos”.

A continuación, detallamos las principales buenas prácticas que proponen ADECEC, AERCE y Dircom:

  • Prestar atención a la elaboración por escrito de un briefing adecuado y completo, al que se le debe dedicar tiempo por parte de las personas con más experiencia del equipo de la entidad convocante y debe ser explicado presencialmente a las consultoras.
  • Compartir en el briefing unos criterios claros de evaluación de las propuestas o de las consultoras, así como la definición de las fases correspondientes y sus tiempos estimados con el fin de poder definir los recursos que finalmente se implicarán en el proceso.
  • Compartir una horquilla aproximada de la estimación de inversión prevista, teniendo en cuenta que puede haber empresas que prefieran no revelar esa información por razones competitivas.
  • Ofrecer los mecanismos adecuados para resolver las dudas que se puedan plantear sobre el briefing y las necesidades de ampliar información
  • Seleccionar el adecuado número de consultoras en función del proceso que estemos organizando (RFI, RFP…) y ser transparente en el número y nombre de las consultoras convocadas al concurso en el caso de un RFP.
  • Ofrecer los plazos adecuados y suficientes para la preparación de las propuestas por parte de las consultoras (se recomienda, en la medida de lo posible, un par de semanas).
  • Si se dieran conflictos de intereses, ambas partes, empresa y consultora, están obligados a explicitarlos de manera proactiva.
  • Cumplir los plazos de todas las fases del proceso y, si no es posible, informar a las consultoras y explicar las razones del incumplimiento.
  • Ofrecer la posibilidad de presentar personalmente (de forma presencial o telemática) las propuestas ante las personas que tomarán la decisión y reservar el tiempo adecuado para ello.
  • Explicar a las consultoras no ganadoras los motivos por los que no se ha seleccionado su propuesta.
  • Se podría considerar, en algunos casos, la remuneración del concurso, aunque sea con cantidades simbólicas, siempre que implique trabajo específico sobre un caso práctico real.

En la presentación del documento se han tratado otros temas interesantes, como la relación de transparencia y confianza entre empresas y consultoras, la realización y el entendimiento del briefing desde ambas partes, la comunicación a lo largo de todo el proceso, los tiempos de actuación y de trabajo, la remuneración de los concursos o las buenas prácticas presupuestarias.

Puedes consultar la ‘Guía de buenas prácticas para el proceso de selección de una consultora de comunicación’ aquí: https://t.co/zuJTJ5t2F5?amp=1

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