Diez consejos a tener en cuenta al trabajar con la Comisión Europea

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Trabajar con los funcionarios que componen la estructura de la Comisión Europea es todo un reto, pero sobre todo una gran oportunidad. Por ello queremos destacar estos diez consejos que recomienda András Baneth, managing director de la Oficina Europea de Public Affairs Council:

  1. Cumplimiento:
    El personal de la comisión debe respetar las reglas y cumplir con directrices financieras, éticas y protocolarias de las instituciones que siguen con rigidez, por lo que hay que tener en cuenta que pueden afectar a los plazos de los proyectos e iniciativas propuestas.
  2. Jerarquía:
    Es necesario tener en cuenta que los múltiples niveles de la jerarquía de la Comisión Europea tienen una relevancia notoria en el desarrollo de los proyectos.
      Aprobación: Las distintas etapas y procesos que atraviesas cualquier solicitud o iniciativa pueden afectar en la demora de la respuesta así como en los deadlines. No es recomendable esperar hasta las últimas 24 horas para asuntos que requieran de discusiones políticas internas, cambios significativos del proyecto/iniciativa o implicaciones presupuestarias importantes.

      Cadena de mando: Resulta contraproducente no respetar la cadena de mando, eludir intencionadamente a un gerente de proyecto y acudir directamente a su jefe de unidad o director.

      A quién se manda qué: Es importante reflexionar detenidamente sobre a quién se pone en copia, sobre todo si la información que se maneja es sensible o de gran importancia para determinadas personas.
  3. Asociación desigual:
    Como parte externa interesada, se debe aceptar el procedimiento establecido por la institución y mantener una actitud positiva en las comunicaciones con los funcionarios europeos.
  4. Diversidad:
    El conjunto de funcionarios de la Comisión Europea procede de 28 países, con las diferencias culturales que ello conlleva. Los valores, el estilo de comunicación y la gestión de plazos y expectativas pueden variar en función de dichos condicionamientos culturales.
  5. Motivación:
    Resulta muy útil aprovechar la reunión inicial de primer contacto para comprender las principales motivaciones de los interlocutores de la Comisión y siempre intenta generar una situación de beneficio mutuo en la que puedas aportar valor añadido.
  6. Minimizar el riesgo:
    El personal de la Comisión aboga por soluciones de bajo riesgo. De hecho, propuestas de marketing creativas, eventos y redacción de textos que puedan considerarse al límite o problemáticas de cara a las redes sociales serán rechazadas.
  7. Visibilidad:
    El personal de la Comisión necesita una aprobación previa para que su nombre aparezca mencionado en una publicación que no sea del ámbito directo de su trabajo; de ahí que, aunque sea con el objeto de agradecer públicamente su colaboración, sea necesario verificar previamente que va a suponerle problema alguno.
  8. Transparencia:
    La mayoría de correos electrónicos y comunicaciones cruzadas con los funcionarios, incluidas las notas de las reuniones, se registrarán y pueden hacerse pública en virtud de una solicitud de petición de información, así que es muy recomendable escoger con cuidado las palabras, expresiones y contenidos de dichas comunicaciones.
  9. Legitimidad:
    La Comisión afronta una importante crisis de legitimidad entre, por lo que se esfuerza por hacer «lo correcto» y «lo popular». Si tu proyecto o iniciativa ayuda en mayor o menor medida a este desafío, estarán siempre agradecidos (y te premiarán con más proyectos).
  10. Comunicación:
    • Canal: para temas controvertidos, lo mejor son las llamadas telefónicas o reuniones seguidas de un memorándum a modo de resumen; para cuestiones abiertas o brainstorming, también llamadas y reuniones; finalmente, para compartir o intercambiar información, el correo electrónico, siempre redactado de la forma más clara y precisa posible.
    • Proactividad: las cuestiones abiertas planteadas en un correo electrónico pueden tardar mucho tiempo en obtener respuesta, por lo que es recomendable anticiparse aportando soluciones y posibles escenarios. El interlocutor lo agradecerá y la proactividad contribuirá a obtener una respuesta rápida.
    • Empatía: anticiparse a las objeciones y abordarlas por adelantado puede ser de gran ayuda para conseguir la aceptación. También reducirá el número de comunicaciones entre las partes.
    • Lenguaje: pide, no demandes y siempre es mejor dar las gracias antes que disculparse.
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